优化流程建模,可以使流程建模更合理,减少组织结构变动对流程的影响,实现集团统一流程建模。
本节包括以下主题:
# 避免绝对路径
企业组织结构可能会发生变化,应避免使用绝对路径指定处理人。
特定账号
使用特定账号作为处理人,人员离职、岗位换人时需要调整流程。
特定路径
特定领导、角色、成员,都会使用绝对路径,组织变更时需要调整流程。
# 减少对行政岗的依赖
流程中常常指定提交人的领导审批,如提交人的经理,提交人的部长等审批,部长和经理就是行政岗位。
一般情况下使用没有问题。
但当企业审批规则不统一,尤其在大型组织中,处理人更趋于复杂时谨慎使用。
比如,在某大型集团,流程处理人为提交人的部长审批,但其中有的部门比较特殊,需要副部长审批,这时使用行政岗就会使流程建模变得复杂。
行政岗指定处理人,在大型集团中,使流程建模适应性变弱。
使用角色
使用角色,可以实现特殊部门修改流程,到特殊部门修改组织(角色成员)的转变,有利于集团统一建模。
也可以使用候补处理人功能,第一处理人使用角色,第二处理人使用部长,可只在特殊部门设置角色。
# 多使用关系
使用关系,避免流程定义使用绝对路径,可减少组织结构变动,对流程的影响。
直线领导
组织关系
# 多使用角色
推荐使用角色来指定流程处理者,具有诸多优点。
灵活性
使用角色作为处理者,在审批人员变更时,无需修改流程,只需修改角色中的成员即可。
统一流程模型
集团中,使用部门角色作为审批者,使流程模型更统一,个别部门审批者特殊时,只需修改角色成员即可,无需修改流程。
比如:常规部门都是部长审批,个别部门副部长审批,只需在本部门角色中加副部长即可。
部门分管
角色具有虚拟性,一人可以加入多角色,也可以将其他部门人员(上级、平级、下级)加入到角色,借此可以实现部门分管等功能。
比如,公司有2位副总,分管下属5个部门,此时,只需在5个部门中分别建立“分管副总”角色,在角色中添加相应副总即可,使用时,在流程中指定部门的“分管副总”角色为审批人。
# 多使用汇报线
流程通常指定提交人的部长,提交人的经理审批,这种指定方式有一定的局限性。
上例中,设置部长、经理为审批人,经理和秘书申请时,没有相应的处理人,会导致流程直接结束,而采用主管审批,能适用各种人发起的情况。
# 层级审批
行政类审批,决策情况比较复杂,采取穷举的方式建模,流程会很繁琐。
采用层级审批、职级和权限挂钩的方式,可以大大简化流程建模的复杂度,极大提升流程建模的效率和严谨性。
穷举模型
- 建模复杂,容易出错,以后流程变动也很困难,流程发布时测试点多;
- 看似很全面,实际难以周全,以深圳为例,上图只覆盖到了员工和部长的情况,经理发单会造成困扰。
层级审批 企业把流程的各种情况都给具体化了,回归本质,都是逐级上报,直到审批人有核决权限。
比如20级主管发起申请时,执行逻辑如下:
- 10级主管找不到人->跳过
- 20级主管找不到人->跳过
- 30级主管找到了人->进入
- 30级主管审批完,发现权限没到->继续审批
- 40级主管审批完,发现权限够了->跳出层级审批
层级审批模型简洁、覆盖完全,经理发单、秘书发单这个模型都适用。
层级审批设置
层级审批的实现:子流程和升级事件结合。为员工设置职级,层级审批上使用职级指定处理人,并指定核决权限,设置终审条件。
设置处理人时,不按特定职级设置主管,按部长、经理设置也是可以的,但需要注意,可能存在同样是经理但权限不同的情况。
# 最佳流程实践
以下列举2种常用类型的建模。
行政流程
决策部分采用层级审批,业务部门处理部分采用角色。
业务流程
业务部门处理关卡采用角色作为处理人。